Rutiner for sletting av informasjon om ansatte.

Visste du at en arbeidsgiver plikter å sette seg inn i regler og retningslinjer som angår lagringstid av opplysninger om de ansatte? Her har du en fin liten gjennomgang!

Sletterutiner bør allerede være en del av bedriftens rutiner for internkontroll. På samme måte må det etableres rutiner for lagring og sletting av personopplysninger som er samlet inn om alt fra jobbsøkere til tidligere ansatte.

I utgangspunktet må du som arbeidsgiver ikke beholde personopplysninger lengre enn nødvendig for det opprinnelige formålet. Det må i tillegg alltid finnes en legitim grunn for å i det hele tatt oppbevare personopplysningene.

Ved rekruttering sitter du kanskje med søknader, CV, attester, vitnemål og andre opplysninger om kandidater som ikke fikk jobben. Hovedregelen er at dette skal slettes og makuleres når rekrutteringsprosessen er avsluttet. Hvis du derimot ønsker å beholde opplysninger om en kandidat som kan være aktuell for jobb senere må du be om skriftlig samtykke.

I et ansettelsesforhold besitter du en rekke opplysninger om den ansatte for å best mulig kunne oppfylle dine forpliktelser som arbeidsgiver. Opplysningene kan i hovedsak oppbevares under hele ansettelsestiden med visse unntak. Det vil for eksempel som regel ikke være være nødvendig å oppbevare bakgrunnssjekker og referanser lenger enn ut prøvetiden.

Regnskapsrelatert informasjon knyttet til den ansatte, slik som lønnsslipper og reiseregninger, lagres etter bokføringslovens regler. Dette vil si hovedregel 5 år for primærdokumentasjon og 3,5 år for sekundærdokumentasjon.

Når ansettelsesforholdet er ferdig skal opplysninger om den tidligere ansatte slettes med mindre bedriften har berettiget interesse av å beholde dem, eller det finnes et annet legitimt behandlingsgrunnlag. De fleste kan argumentere for at de har berettiget interesse av å beholde blant annet arbeidskontrakt, lønnshistorikk, sluttattest, oppsigelse o.l. for å kjenne til historikken i et tidligere arbeidsforhold.